2024秋季开学留学生必看英文邮件写作攻略


对留学生来说,写英文邮件就像家常便饭,必须随手能写出一封比较易懂专业的邮件。当你决定出国留学的那一刻,你就必须掌握这项技能:英文邮件!不过你知道一封内容清晰、语言得体的英文邮件怎么写吗?

2024秋季开学留学生必看英文邮件写作攻略

  1、格式

2024秋季开学留学生必看英文邮件写作攻略

一封邮件 = 主题 + 称呼 + 正文 + 落款

2024秋季开学留学生必看英文邮件写作攻略

一封正式邮件,主题、称谓、正文、结尾和落款这几大部分缺一不可,这个是极为关键的注意事项。

注意:

①分段,每段话1-2句即可。一段话只说一件事,如果有多个问题,可以用bullet point或者数字编号。

②标重点,重要内容可以用黑体标出来。不要使用其他颜色标注,在英国其他颜色标注方式并不常见。

③空格,一段话的开头不用空格,段和段之间空一行。

  2、主题

因为教授每天都要接收大量邮件,所以说明来意,必要时附上个人信息,例如student number。

有些固定性质的邮件比如简历、作业等会有要求主题怎样写,一般要包括身份信息。另外的邮件要提取你所写邮件的关键信息,让收到邮件的人知道这封邮件大致关于什么,以及紧急程度是怎样的。

收到邮件后最先看到的就是邮件主题,所以一个标题是否能吸引到收件人很重要,特别是当收件人的邮箱内有很多邮件的时候。

当交作业给教授时,邮件标题最好是你的名字-任务名称;不要用文档题目替代邮件标题,教授在收件箱里很难一眼看出你的邮件主题是什么,可能就会跳过或者当成垃圾邮件误删。

  3、称呼

可以直接用对方的正式头衔。假如你的教授是个Ph.D,那就要以Dr. XX来称呼,假如你并不知道TA是否是个Ph.D.,那就直接用 Prof. XX。前面加Dear/Hello/ Hi都可以。

4、正文

Title 称呼

确认姓、名:确认好你的收件人的姓和名,是你发邮件之前务必要清楚的事情。

收件人与抄送人:

如果一封邮件需要发给好几个收件人,我们可以在一封邮件里加入多个收件人和抄送人。这样,收件人可以回复所有人(Reply to All),方便沟通。

收件人”(To)和抄送人”(CC)是有区别的。收件人是最重要的,你期待他们回复这封邮件。抄送人是邮件内容的相关者,他们不一定要回复,知道这个事情就行。

Greetings 问候

问候的内容不需要太多,仅是开头一句就可以了。邮件的目的是沟通,用尽可能少的字说清楚最好。关于英文邮件开头问候语及感谢教授邮件模板,大家可以参考这篇文章:https://www.lxws.net/new.php?id=2865

Self-introduction 自我介绍

简洁明了的自我介绍能让收件人对你有个好印象。每个教授会面对很多的学生,尤其是平常没有交流过、对你不熟悉的教授,在开篇需要进行一个简单的自我介绍,通常是名字+年级+课程编号。

Intention 目的

邮件内容越简单、直接了当越好,不必有过多的交代前因后果,直接标明邮件的目的,语气诚恳即可,另外邮件最好不要超过5段。

Body 邮件内容

邮件需要注意自己的语态是否符合谦虚礼貌的要求,不使用I want/I must这类语气强烈的表达。除了日常邮件,在正式邮件中还要避免使用俚语、表情包和缩写。

End 结尾

英文邮件的结尾套路都蛮固定的,常见的结尾套路主要有下面几种:

答疑解惑型:

Let me know if you have any questions or concerns.

If you have any questions, please feel free to reach out.

希望早点回复型:

We are looking forward to hearing from you.

We trust you will share us with feedback at your earliest.

保持联络型:

I will keep you posted.

I will keep you updated.

Sign 落款

落款用语+自己姓名,自己姓名另起一行。同理,这两段的开头不用空格。

正式一点的可以写:

Yours sincerely/Yours faithfully/

Sincerely/Faithfully/Respectfully/

也可以写:

Best wishes/Best regards/

Take care/All the best

Tips:邮件是不能撤回的,所以在发送前一定要仔细、认真检查一遍,有没有语法错误、附件是否有粘贴、邮件主题有没有写等,确认无误之后再发送,一定要谨记哟~

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